Intranet: perchè è indispensabile cambiarla?

Intranet: perchè è indispensabile cambiarla?

Per far sì che, all'interno di una azienda o di una organizzazione, tutti operino in modo efficace ed efficiente è necessario prestare la massima attenzione ai flussi di comunicazione sia interna sia esterna (ad es. verso i clienti).

È probabile che oggi molti dei vostri collaboratori stiano utilizzando la rete al posto della Intranet aziendale per comunicare, collaborare, apprendere nuove competenze e trovare le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere al meglio il proprio lavoro.

Questo significa che la tradizionale Intranet aziendale sta diventando uno strumento obsoleto?

Probabilmente sì!! 

Ed eccone i motivi:

  • la maggior parte delle Intranet faticano a tenere il passo con le evoluzioni dei mezzi di comunicazione sociale e con i vantaggi offerti dai moderni spazi di condivisione del lavoro;
  • funzionano principalmente come "repository" di documentazione; un miscuglio di risorse mal organizzate che spesso rendono molto difficile, per le persone, l'individuazione rapida delle informazioni di cui hanno bisogno o delle risorse importanti per le loro attività;
  • poche organizzazioni eliminano periodicamente e sistematicamente tutto ciò che è superato o inutile;
  • solitamente i contenuti sono inseriti e resi disponibili con la modalità «one-size-fits» che non aiuta una navigazione efficiente;
  • spesso non esiste la possibilità da parte dell'utente di personalizzare l'organizzazione della documentazione sulla base delle proprie funzioni ed esigenze.

I suddetti limiti assumono, poi, una particolare evidenza quando si confronta l'Intranet con le attuali piattaforme di networking. L'utilizzo di questi canali di condivisione e di informazione esterni alle aziende è oggi ampiamente praticato (e non solo tra i cosiddetti Millennials, più confidenti con le nuove tecnologie), mentre l'utilizzo delle Intranet o dei portali dei dipendenti si riduce progressivamente.

«Il 71% degli intervistati è d'accordo sull'affermazione che sia più facile trovare la conoscenza sul web che all'interno dei sistemi interni all'azienda» (da una ricerca della AIIM – Industry Watch Collaboration and Enterprise 2.0).

È da rilevare, inoltre, come la maggior parte delle Intranet non siano accessibili attraverso i dispositivi "mobile" che stanno diventando sempre di più strumenti utilizzati dalle persone per lavorare al di fuori dell'ufficio e del "regolare" tempo di lavoro.

La trasformazione della tradizionale Intranet in un nuovo concetto di rete (che definiamo Socialnet) diventa quindi una necessità, ma anche un'opportunità, per rendere l'azienda sempre più competitiva e per consentirle di raggiungere i propri obiettivi.

Per realizzare tale processo di cambiamento in modo proficuo e soprattutto senza sperperare tempo e risorse, è necessario che siano chiaramente definite le risposte alle seguenti domande:

  • Perché realizzare questa trasformazione?
  • Qual è il punto di partenza?
  • Qual è la modalità costruttiva della rete che può migliorare la qualità del lavoro e il benessere delle persone?

Quante volte abbiamo sentito affermare che piattaforme collaborative e approcci mutuati dai social network, se introdotti all'interno delle organizzazioni, sarebbero stati in grado di migliorare le cose e rendere le persone più motivate e ingaggiate. Per, poi, vedere deluse le aspettative.

Le piattaforme digitali che, a livello teorico, avrebbero dovuto risolvere tutti i problemi, hanno spesso fallito l'obiettivo. Falliscono perché non sono state collegate alle strategie di business e ai bisogni degli utenti e, di conseguenza, esaurita la spinta e l'entusiasmo iniziali, crollano sotto il peso delle domande sul valore che abbia l'utilizzarle o meno.

Il problema è che la maggior parte delle organizzazioni non possiede un approccio coerente che sia in grado di legare la strategia digitale al coinvolgimento dei dipendenti. Le persone non ne percepiscono il valore perché le modalità di implementazione sono state spesso calate dall'alto e non progettate a più mani con gli utilizzatori finali, che sono i veri stakeholder dei progetti/processi di trasformazione digitale.

Il cambiamento non avviene magicamente ma va pensato, ideato, costruito, passo dopo passo.

Per far sì che la Socialnet abbia un senso e sia accettata ma soprattutto praticata, il punto di partenza non può quindi essere né tecnologico né creativo, bensì culturale e organizzativo.

Ciò richiede una revisione della struttura organizzativa (delle funzioni, dei ruoli, dei processi) che deve passare da una gerarchia rigida e autoritaria a una rete di competenze dove la leadership è basata sull'autorevolezza. Per mantenere un vantaggio competitivo nel mercato di oggi, le imprese devono creare un ambiente che supporti una cultura dell'apprendimento continuo e collaborativo.

L'evoluzione della piattaforma tecnologica (da Intranet a Socialnet) può consentire la creazione di uno spazio di lavoro virtuale in grado di promuovere la creatività e aumentare la produttività, pur mantenendo i dipendenti allineati agli specifici obiettivi di business dell'organizzazione e alle sue strategie.

La Socialnet, con le sue aree di lavoro collaborativo e le modalità per attuare piani di formazione permanenti, rappresenta quindi uno strumento più agile e con maggiori potenzialità. Essa può essere altamente configurabile per rispondere alle esigenze di tutti gli utenti e può essere facilmente accessibile da tutti i dispositivi digitali, facilitando così la comunicazione e la condivisione delle conoscenze.

Quindi, esistono sufficienti e validi motivi per trasformare la propria rete Intranet in una più evoluta Socialnet. Primo fra tutti: il cercare di essere più competitivi!!

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Mercoledì, 20 Gennaio 2016. Postato in gestione aziendale, hardskill, Gestione aziendale

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